Ticari Defter Tutma Zorunluluğu ve Hukuki Sonuçları: Delil Niteliği

Ticari faaliyet yürüten her işletme için defter tutmak sadece muhasebesel bir gereklilik değil; aynı zamanda hukuki bir yükümlülüktür. Türk Ticaret Kanunu'na göre belirli şirket türleri ve tacirler için ticari defter tutma zorunluluğu açıkça düzenlenmiştir. Ancak bu yükümlülük sadece defterin varlığıyla değil, usulüne uygun tutulması, zamanında tasdik edilmesi ve gerektiğinde mahkemeye sunulabilir olmasıyla birlikte anlam kazanır.

Özellikle ticari uyuşmazlıklarda, dava dosyasına sunulan defter kayıtları delil niteliği taşır ve tarafların iddialarını ispatlamasında belirleyici olabilir. Usulsüzlük, eksiklik ya da hiç defter tutulmamış olması ise hak kaybı, delil yetersizliği ve hatta idari yaptırımlar gibi ciddi sonuçlara yol açabilir.

Bu yazıda, ticari defter tutma zorunluluğunun kapsamını, hangi tür defterlerin tutulması gerektiğini, defterlerin hukuki geçerlilik ve delil niteliğini ve uygulamada sık yapılan hataları ele alacağız. Amacımız, ticari defter düzeninin yalnızca mali değil; hukuki sorumluluklar açısından da ne kadar kritik olduğunu ortaya koymak.

Ticari Defter Nedir ve Hangi Türleri Vardır?

Ticari defterler, işletmelerin mali ve hukuki faaliyetlerinin düzenli, şeffaf ve denetlenebilir şekilde kaydedilmesini sağlayan resmi kayıtlardır. Türk Ticaret Kanunu (TTK) ve Vergi Usul Kanunu (VUK) hükümlerine göre, tacir sıfatına sahip olan herkesin bu defterleri usulüne uygun şekilde tutması zorunludur.

Ticari defterler, iki ana gruba ayrılır:

• Yevmiye defteri (günlük defter)

• Defter-i kebir (büyük defter)

• Envanter defteri

  
  

Bu üçlü, "zorunlu defterler" olarak adlandırılır ve hem ticari hem vergisel denetimlerde esas alınır.

Bunların dışında işletmenin niteliğine göre tutulması gereken yardımcı defterler de vardır:

• Pay defteri

• Genel kurul karar defteri

• Yönetim kurulu karar defteri (anonim şirketlerde)

• Müdürler kurulu karar defteri (limited şirketlerde)

• Entegre e-defter sistemleri (elektronik kayıt ortamı)

Her bir defterin açılış ve kapanışta noter onayından geçirilmesi veya elektronik ortamda ilgili düzenlemelere uygun şekilde muhafaza edilmesi gerekir. Aksi hâlde bu defterlerin hukuken geçerli sayılmaması ve delil niteliği taşımaması söz konusu olur.

Ticari Defter Tutma Zorunluluğu: Hukuki Dayanak ve Kapsam

Ticari defter tutma yükümlülüğü, hem Türk Ticaret Kanunu (TTK) hem de Vergi Usul Kanunu (VUK) çerçevesinde düzenlenmiş yasal bir zorunluluktur. Bu yükümlülüğün amacı, ticari faaliyetlerin şeffaf biçimde kayıt altına alınmasını, gerektiğinde denetlenmesini ve hukuki uyuşmazlıklarda delil olarak kullanılabilmesini sağlamaktır.

Kimler Ticari Defter Tutmak Zorundadır?

TTK m.64’e göre ticari defter tutma zorunluluğu, aşağıdaki kişileri kapsar:

• Anonim ve limited şirketler

• Gerçek kişi tacirler

• Kooperatifler

• Diğer sermaye şirketleri

Serbest meslek erbapları (örneğin avukatlar) ise VUK hükümlerine tabi olup, meslek kazanç defteri tutmakla yükümlüdür. Ancak TTK kapsamındaki ticari defter tutma yükümlülüğü yalnızca tacir sıfatı taşıyanlara uygulanır.

Açılış ve Kapanış Tasdiki

Ticari defterlerin açılışta ve kapanışta noter onayından geçirilmesi gerekir.

• Açılış tasdiki: Defter kullanılmaya başlanmadan önce

• Kapanış tasdiki: Yevmiye ve envanter defterleri için hesap döneminin bitiminden itibaren 3 ay içinde yapılmalıdır.

Açılış/kapanış onayı olmayan defterler, yasal kabul edilmez ve delil niteliğini kaybeder.

Elektronik Defter (e-Defter) Uygulaması

Günümüzde birçok şirket, e-defter sistemine geçmiştir. Bu sistemde, yevmiye ve defter-i kebir elektronik ortamda oluşturulur, saklanır ve elektronik imza ile onaylanır.e-Defter tutan işletmelerin fiziki defter tasdiki yapmalarına gerek yoktur; ancak Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği teknik standartlara %100 uyum zorunludur.

Defterlerin Delil Niteliği: Hangi Durumda Geçerli Sayılır?

Ticari defterler yalnızca muhasebesel kayıt için değil, aynı zamanda hukuki delil olarak da önem taşır. Özellikle ticari davalarda taraflar arasında yaşanan alacak-verecek uyuşmazlıklarında mahkemeler, usulüne uygun tutulmuş ticari defterleri delil olarak kabul edebilir. Ancak bu kabul mutlak değildir; defterlerin delil niteliği taşıyabilmesi bazı şartlara bağlıdır.

TTK m.222'ye Göre Delil Şartları

Türk Ticaret Kanunu’nun 222. maddesine göre, bir tacirin tuttuğu defterler:

• Usulüne uygun şekilde tutulmuşsa (zamanında tasdik edilmiş, eksiksiz, açık, düzenli),

• Defterdeki kayıtlar bir başka delille destekleniyorsa,

• Taraflar tacir sıfatını taşıyorsa,

bu defterler mahkeme tarafından lehine delil olarak dikkate alınabilir.

Karşılıklı Defter Sunumu

Dava tarafı olan her iki işletme de tacirse, mahkeme her iki tarafın defterlerini incelemeye alır.

• Kayıtlar birbirini teyit ediyorsa, sonuç buna göre belirlenir.

• Kayıtlar çelişiyorsa veya bir taraf defter sunmazsa, defter sunan tarafın kayıtları esas alınabilir.

Bu durum, özellikle alacak-borç ilişkilerinde kritik önem taşır.

Delil Niteliğini Etkileyen Unsurlar

Aşağıdaki durumlarda defterin delil niteliği ya sınırlanır ya da tamamen ortadan kalkar:

• Defterin tasdiksiz olması

• Açılış/kapanış onayının yapılmamış olması

• Eksik, silinmiş, çizilmiş kayıtlar bulunması

• Defterin hiç ibraz edilmemesi

• Defterin karşı tarafa önceden ihtarname ile sunulmadan dava dosyasına eklenmesi

Bu gibi eksiklikler hâlinde mahkeme defteri dikkate almayabilir; hatta bu durum aleyhe sonuç doğurabilir.

Ticari Defter Tutulmaması veya Usulsüzlük Halinde Ne Olur?

Ticari defterlerin hiç tutulmaması ya da usule aykırı şekilde tutulması, yalnızca muhasebe açısından değil, hukuki süreçler bakımından da ciddi sonuçlar doğurur. Şirketin veya tacirin, defter düzenine aykırı davranması hâlinde hem hukuki hak kayıpları yaşanabilir hem de idari yaptırımlarla karşılaşılabilir.

Hukuki Sonuçlar: Delil Hakkının Kaybı

• Usulsüz tutulan ya da hiç tutulmayan defterler, mahkemeler nezdinde delil değeri taşımaz.

• Ticari bir uyuşmazlıkta taraflardan biri defterlerini ibraz etmez veya defterleri geçersiz sayılırsa, mahkeme bu durumu aleyhine değerlendirebilir.

• Karşı taraf defter sunmuşsa, onun kayıtları esas alınabilir.

• Bu durum, özellikle alacak davalarında delil yükünü taşımayan tarafın davayı kaybetmesine neden olabilir.

İdari Yaptırımlar ve Vergi Cezaları

• Vergi Usul Kanunu’na göre defter tutmamak, defterlerin tasdiksiz olması, kayıtların silinmesi, tahrif edilmesi veya zamanında kaydedilmemesi hâlinde özel usulsüzlük cezası, vergi ziyaı cezası ve idari para cezaları uygulanabilir.

• Ayrıca vergi müfettişleri tarafından yapılan incelemelerde defter ibraz edilmemesi hâlinde, defterin hiç tutulmadığı kabul edilir ve bu durum vergisel açıdan ağır yaptırımlar doğurur.

Ticaret Sicili ve Sicil Denetimi Riski

• Ticaret sicil müdürlükleri, belirli dönemlerde firmaların defter tasdik yükümlülüklerini kontrol edebilir.

• Tasdiksiz defter kullanımı veya eksik defter tutulması hâlinde şirket hakkında inceleme, denetim ya da sicilden silme süreci başlatılabilir (özellikle faaliyetsiz görünüp defter tutmayan şirketler için).

Uygulamada Sık Yapılan Hatalar ve Dikkat Edilmesi Gerekenler

Ticari defter tutma süreci, teknik detaylar ve yasal zorunluluklar içerdiğinden, uygulamada yapılan küçük hatalar dahi ciddi hukuki sonuçlar doğurabilir. Şirketler ve muhasebe birimleri çoğu zaman defter düzenini “mali” bir konu olarak görse de, bu sürecin ticari davalarda delil sunma ve sorumluluktan kurtulma açısından doğrudan etkisi olduğu unutulmamalıdır.

Noter Onayı Yapılmadan Defter Kullanılması

Açılış ve kapanış tasdiki yapılmadan kullanılan defterler, mahkemelerde delil olarak kabul edilmez. Özellikle yevmiye ve envanter defterlerinde bu durum sıklıkla gözden kaçar.

Kapanış Tasdikinin Atlanması

Yıl sonlarında yapılması gereken kapanış tasdiki, unutulması hâlinde defterin geçerliliğini yitirir. Bu hata, davalarda defterin delil olarak reddedilmesine neden olabilir.

E-Defter ve Fiziki Defterin Karıştırılması

e-Defter kullanan firmalar, fiziki defter tasdiki yapmaz. Ancak bu durumun resmî olarak e-defter sistemine kayıtlı olmak şartına bağlı olduğu unutulmamalıdır. Geçiş yapmadan sadece dijital ortamda defter tutmak yeterli değildir.

Vergi Defteri ile Ticari Defterin Karıştırılması

Bazı küçük işletmeler, yalnızca VUK’a tabi defterleri tuttuğu hâlde bunları ticari defter zannedebiliyor. Ticaret Kanunu’na göre her iki düzenleme ayrı ayrı yerine getirilmelidir.

Kayıt Dışı İşlemler veya Sonradan Eklemeler

Sonradan yapılan düzeltmeler, silmeler veya eklemeler defteri geçersiz hâle getirir. Özellikle manuel tutulan defterlerde tarihsiz veya karalanmış kayıtlar ciddi risk teşkil eder.

Sıkça Sorulan Sorular

Ticari defter tutma yükümlülüğüyle ilgili uygulamada en çok karşılaşılan soruları sizin için derledik:

Şirket kapanmadan önce defter tasdiki yapılmazsa ne olur?

Kapanmadan önce tasdiki yapılmayan defterler, ilgili dönemde hukuki geçerlilik taşımaz. Bu durum vergi incelemelerinde ve ticari davalarda aleyhe delil eksikliği yaratabilir.

Sadece e-defter tutmak yeterli midir?

Yeterlidir; ancak yalnızca e-defter sistemine resmi olarak kayıt yaptırmış ve tüm teknik şartlara uymuş işletmeler için geçerlidir. Aksi takdirde, dijital ortamda tutulan kayıtlar hukuken geçerli sayılmaz.

Ticari defterler mahkemeye ibraz edilmezse ne olur?

İbraz edilmeyen defterler, mahkeme tarafından açıklama yapılmaksızın yok sayılabilir. Bu da delil sunmayan tarafın iddiasını ispatlayamaması ve davanın kaybedilmesi riskini doğurur.

Her tacirin yönetim kurulu karar defteri tutması gerekir mi?

Hayır. Yönetim kurulu karar defteri, sadece anonim şirketler için zorunludur. Limited şirketlerde ise müdürler kurulu karar defteri tutulması gerekir.

Noter onayı olmayan defter delil olarak sunulabilir mi?

Hayır. Noter tasdiki olmayan veya süresinde onaylanmamış defterlerin delil niteliği yoktur. Mahkeme, bu kayıtları dikkate almayabilir ve karşı taraf lehine karar verebilir.

Yazının sonu... Bu yazıda verdiğimiz bilgiler hukuki mütalaa ya da tavsiye niteliği taşımamaktadır. Verilen bilgiler yazılma tarihinde tarihinde yürürlükte olan kanunlara göre verilmiş olup, sizin yazıyı okuduğunuz tarihte güncel olmayabilir!

Bu sebeple; EĞER AMACINIZ HUKUKİ YARDIM ALMAK İSE BİR AVUKATA DANIŞMANIZI TAVSİYE EDERİZ.

Ana Sayfa İletişim